Így készül a prezentáció, ami egymagában eladja az ötleted

A világ legjobb ötletei is elvérezhetnek, ha nincsenek jól tálalva. Ezért is fontos a figyelemfelkeltő, izgalmas prezentációk készítése. Ami konkrétan magától adja el az ötletedet.

De a prezentációt nemcsak ötletek pitchelésére, hanem például stratégiai eredmények összegzésére, folyamatok bemutatására is használjuk.

Szóval tényleg létfontosságú az üzleti életben.

Lássuk, mire érdemes figyelni, mik a jó és sikeres prezentáció titkai. (Azt már az elején megsúgom: nem a végtelenségig csinosított dia.)

A prezentáció célja

Mielőtt elkezdenéd a diákat szerkeszteni, mindenképp tisztázd, mi a bemutató célja.

Mi a legtöbb esetben arculatot prezentálunk a megbízóknak, de ezek is több részre bonthatóak:

• koncepció, stratégia;
• UI, webdesign;
• és grafikai munkák.

De ha tágítjuk a kört, még több lehetőséget látunk:

• intézmények, cégek adott időszakra vonatkozó eredményeinek ismertetése;
• munkavállalók, megbízottak, projektfolyamatok és eredmények értékelése;
• termékek és szolgáltatások előnyeinek és hasznosulásának bemutatása;
• fejlesztési folyamatok terveinek és ütemezésének bemutatása;
• adott téma köré épített szakmai előadás;
• iskolai előadások, egyetemi tanórák, esetleg szakdolgozat védések.

Talán erősnek hangzik, pedig a jó prezentáció, sokszor tényleg fontosabb, mint a bemutatott munka.

Ez eddig oké, de mikor érdemes prezentációt tartani?

Mikor kell prezi?

Talán csak egy kínosabb helyzet van annál, ha kéne egy jó prezi, de nincs…

… ha van bemutató, csak épp felesleges.

Mielőtt tehát nekiállsz a diák szerkesztésének, érdemes feltenned az alábbi kérdéseket:

• Elég lenne összeszednem egy e-mailben?
• Nem lenne hatékonyabb egy személyes vagy online beszélgetés?
• Beleférhet ennyi info egy gyors hívásba?
• Hanyadik prezentáció ez a témában?
• Mennyire ismerem a hallgatóságot? (Elnézik-e, ha nem prezentálok személyesen?)

Összességében viszont elmondható, egy személyes/online bemutató lehetőséget ad a párbeszédre.

Ennek persze előnyei és hátrányai is vannak…

… előny, hogy a felmerülő kérdéseket azonnal meg tudod válaszolni, a koncepciót részletesebben el tudod magyarázni.

… hátrány, hogy minél több kérdés merül fel a diák kapcsán, annál nagyobb eséllyel fullad kudarcba a dolog. (De erről majd később.)

A simán csak átküldött prezentációt könnyen félreolvashatja vagy félreértheti az ügyfél. Így ha mégis ennél a megoldásnál maradsz, a precizitásra és a kifogástalan érthetőségre nagyon ügyelj.

Kinek prezentálunk?

Tudnunk kell, hogy ki lesz a hallgatóság.

Ha ugyanis fel tudjuk térképezni a résztvevők személyiségét, stratégiát alkothatunk az előadás egészére.

„Hol és mennyire térjek ki a design részletekre?”

„Mennyire avassam be a résztvevőket abba, hogyan jutottunk erre az eredményre?”

„Mennyire legyen gyors és tömör a prezi?”

Ez azért fontos, mert ha azt adjuk a hallgatóság számára, amire vágynak, akkor sokkal könnyebben érti meg, fogadja el az információkat és javaslatokat.

A másik dolog a résztvevők száma – és a csoport összetétele.

Nem jó ugyanis, ha egy prezentáció során egyik vagy másik fél felülreprezentált.

Azaz törekedni kell arra, hogy a megbízó ne érezze kényelmetlenül magát, mert 3 kivitelező magyarázza neki a koncepciót. És fordítva, egy prezentálóra se jusson 7-8 döntéshozó.

Ezek ugyanis negatívan befolyásolják a bemutató sikerességét.

Nehéz pontos számokat mondani, de ha egy előadóra jut három hallgató, vagy épp 2 előadóra 4-5, az már jó arány lehet.

Jó, az alapok megvannak. Térjünk a lényegre. Hogyan áll össze a lenyűgöző prezentáció?

A jó prezentáció felépítése

Minden bemutató egyedi és projektre szabott, de van néhány általános vonalvezetőnk, amik segítenek ezek felépítésében.

Az alábbiakban a design prezentációk szabályait vesszük alapul. (De ha jobban megnézed, gyakorlatilag bármilyen előadás során alkalmazhatóak a lépések.)

Egy jó előadás (és prezi):

• logikus
• követhető
• izgalmas

Konkrétabban?

• Mutassuk be a kiindulási pontot (brief).
• Vázoljuk fel a koncepció alapjait.
• Tervezési folyamat bemutatása.
• Eredmények, javaslatok, vázlatok.
• Alkalmazási minták (mockup).

Ne feledd, hogy a fenti lista nem sorrend. Egy analitikus hallgatóság örülne, ha így követnék egymást a diák, de egy eredménycentrikus vezető épp fordítva gondolkodik.

És ha már a prezentációs folyamatról beszélünk.

A jó prezentációk menete

Ezzel kapcsolatban Paula Scher, a világ talán legismertebb tervezőgrafikusa, készített egy remek diagramot.

Ebből jól látható, hogy érdemes rövid, tömör prezentációk készítésére törekedni.

Ugyanis a koncepciók bemutatásáig éri el a legmagasabb szintet az előadás hangulata. Ezt követik a megbízói megjegyzések, amely során csökken a lelkesedés. Ez logikus, hiszen itt merülnek fel a megoldandó problémák.

Ezután a designer válaszokat ad a kérdésekre, aminek hatására a lelkesedés ismét emelkedik.

És ezen a ponton érdemes a prezit lezárni. Hiszen minél több kérdés-válasz kör jön, annál elégedetlenebb lesz a hallgatóság.

A valóságban, persze, nem tudjuk majd egy körbe sűríteni az összes kérdést és választ. Érdemes viszont törekedni a kérdéssorok csökkentésére.

A prezentáció megfelelő formátuma

Arra kell törekednünk, hogy több módon felhasználható prezentációk készüljenek.

Hogy mit jelent ez?

• Legyen alkalmas arra, hogy személyesen prezentáljuk.
• Rendelkezzen a megfelelő kép-szöveg aránnyal ahhoz, hogy átküldhető (és nélkülünk is értelmezhető) legyen.
• És törekednünk kell a nyomtathatóságra is, mert vannak vezetők, akik még mindig nyomtatott papírról hoznak döntéseket. (Itt arra is gondoljunk, hogy milyen nyomtatóval sokszorosítják majd a diákat.)

Paul Rand példája inspiráló lehet. Ő ugyanis a diák helyett egy-egy könyvet (bookletet) osztott ki a hallgatóságnak, amely lényegében az előadás jegyzeteiként is szolgáltak. (Itt találod Paul Rand prezentációs könyveit.)

A legjobb prezentációkészítő eszköz

Számos megoldás létezik, mindnek megvannak a maguk előnyei és hátrányai.

A legismertebb szoftver a Microsoft Powerpoint, de egyre népszerűbb lesz a Google Slides díjmentes online prezentációkészítő is.

És mindenképp meg kell említenünk a magyar startupként világhírűvé vált Prezit is, ahol előfizetéses alapon, online állíthatsz össze lenyűgöző diasorokat.

Mi a zwoelf-ben prezetációk készítéséhez is a Figmát használjuk. Nagyon jó, hogy a tervek is Figmában vannak, tudunk többen könnyedén kooperálni, de a megosztás is pofon egyszerű.

A szoftver másodlagos, a fent már részletezett koncepció és az alábbiakban tárgyalt lépések betartása mellett.

A hatékony prezentációkészítés 6 lépésben

1. Vázlatolás és kiemelés

A diák kidolgozása előtt mindenképp foglald össze, mit szeretnél átadni a preziben. Majd, ha ez megvan, még a dokumentumban emeld ki a legfontosabbakat, hogy a diákra már csak ezek kerüljenek fel.

2. Egyszerű diák

A prezi halála a túlzsúfolt dia. A vázlatolás során kiemelt lényeges információ mellett csak az annak megértését segítő vizuális elemek és szövegek legyenek. Minden más felesleges.

3. A lehető legkevesebb szöveg

Kerüljük az összetett mondatokat és a hosszú felsorolásokat. Egy dia lehetőleg csak néhány olyan rövid gondolatot tartalmazzon, amelyek mentén fel tudjuk idézni és át tudjuk adni a szükséges információkat.

4. Kiváló minőségű fotók és grafikák

Mondanom sem kell, egy igényes dia alapja a jó minőségű, igényes fotók és grafikák. Máskülönben hogyan várnánk, hogy komolyan vegyenek minket?

5. Használjunk grafikonokat és diagramokat

A számok és trendek változását szemléltető grafikonok és diagramok szintén a könnyen befogadható, jól értelmezhető dia alapja. (Csak vigyázz, nehogy túl sok legyen, mert az kontraproduktív, hiszen unalmassá teszi az előadást.)

6. Következetes megjelenés (színek, formák, betűtípus)

És persze, elengedhetetlen fontosságú az egységes, letisztult design. 2-3 színnél ne használj többet egy diasorban. Emellett kulcs a különböző ikonok, formák és betűtípusok következetes használata.

Összefoglalva

A jó prezentáció rövid és személyre szabott stratégia szerint felépített.

Nagyon fontos, hogy tudjuk, kinek tartjuk a prezentációt. Ha még nem is ismerjük a hallgatóságot, akkor is próbáljunk a lehető legtöbb infót kideríteni róluk. És derítsük ki azt is, hány ember vesz részt a bemutatón, és az ebből fakadó negatív hatásokat milyen résztvevő arányokkal tudjuk ellensúlyozni.

Az átgondolt, újrahasznosítható formátum és a profi előadás szintén elengedhetetlenek.

Remélem, hasznos volt a cikk – ha igen, ne kíméld a megosztás gombot, ha nem, írd meg, miért. (Azt is megírhatod, hogy miért igen.)