A folyamatok fontosak, mert leírják, hogyan viszünk véghez bizonyos dolgokat, illetve segít a munkánkat jobbá, eredményesebbé, esetleg gyorsabbá tenni. Így közvetlen hatással van a sikeredre is.
Ebben a cikkben arról lesz szó,
- milyen konkrét előnyökkel szolgál egy jól kidolgozott tervezői folyamat;
- kinek jó (rajtad kívül), ha időt szánsz a folyamataid dokumentálására;
- milyen elemekből épül fel egy jó folyamat.
Tehát lerakjuk a saját folyamataid alapjait – vagy javítunk egy kicsit a már meglévőeken.
A tervezési folyamatokról általában
Ha folyamatosan minőségi elvárások mentén kell (jól) teljesítened, egyszerűen elkerülhetetlen, hogy saját kidolgozott folyamataid legyenek.
A sikeres szervezetek titka, hogy folyamatok irányítják a termelést, nem emberek.
De hogy mit is értünk pontosan folyamat alatt?
Ebben a cikkben alapvetően a tervezői folyamatokra térünk ki. De függetlenül attól, hogy egy cég milyen területen dolgozik és mit kínál ügyfeleinek, a következetes folyamatok elengedhetetlen részei a sikeres működésnek.
Egyszerű példák folyamatokra:
- ügyfélkommunikáció;
- beszerzés;
- számlázás;
- hibaelhárítás;
- munkatársfelvétel;
- termékbevezetés;
- változáskezelés.
És a sort még hosszasan folytathatnánk.
Ez tényleg elengedhetetlen, ha javítani szeretnénk a szervezet hatékonyságát, az erőforrások megfelelő felhasználását, optimalizálni szeretnénk a működési költségeket, illetve csökkentsük a felesleges köröket a cég életében.
És ez nem csak a vezetők számára hasznos.
Kinek jó, ha vannak (látható) folyamataid?
Rajtad kívül:
- a munkatársaidnak;
- a partnereidnek, alvállalkozóidnak;
- és az ügyfeleidnek is.
Hiszen a következetes, jól dokumentált folyamatok mindenki számára csökkentik a bizonytalansági faktort és növelik a tervezhetőséget már az elején.
Miért jó ha vannak folyamataid?
Oké, tisztáztuk, hogy a jól átgondolt folyamatok nagyobb biztonságot és könnyebb tervezhetőséget ad a munkatársaidnak, a partnereidnek, alvállalkozóidnak és megbízóidnak. És persze neked is.
De pontosan milyen előnyökkel jár a lépésről lépésre történő tervezés?
1. Erősebb salesprezentáció
Már az értékesítési folyamat elején meg tudod mutatni a potenciális ügyfélnek, hogy milyen lépések mentén, milyen határidőkkel, milyen formában kapja meg a várt eredményt.
Ez remek bizalomépítő elem, hiszen átlatható, tiszta és tervezhető. Azt sugallja, hogy precíz vagy és profi.
2. Pontosabb, részletesebb árajánlat
Mivel előre tudod, milyen lépések mentén valósítható meg az adott projekt, pontosabb árkalkulációt végezhetsz.
Ennek két komoly előnye van:
- az ügyfél pontosan látja, mi mennyibe kerül, így könnyebben fogadja el az árat;
- te magad is meg tudod határozni a részösszegeket, így elkerülve az alulárazás veszélyét.
Sőt, ha az ügyfél még így is sokallja az árat, modulárisan felépíthetsz számára egy kisebb volumenű, alacsonyabb árú, de továbbra is értékes projektet.
3. Tervezhetőbb projektek
Épp a moduláris felépítés lehetősége miatt lesznek a projektek már önmagukban sokkal tervezhetőbbek.
Ez nemcsak azért fontos, mert így kiküszöbölhetőek az esetleges csúszások. Hanem azért is, mert a partnereidnek, munkatársaidnak és alvállalkozóidnak is jobb idő- és erőforrás-menedzsmentet adhatsz.
4. Rugalmasabb ügyfél
Fentebb már kitértem rá, hogy egy logikusan felépített folyamat profizmust sugároz.
Márpedig, ha az ügyfél elfogadja, hogy profi vagy és alapos, a konkrét kivitelezés során könnyebben fogadja majd el a meglátásaidat és javaslataidat.
5. Könnyebb szakaszos számlázás
Minél nagyobb volumenű a projekt, annál indokoltabb a szakaszos számlázás bevezetése.
Különösen igaz ez akkor, ha több partnert és alvállalkozót is bevonunk a projektbe, akiket szintén ki kell fizetnünk.
Az előre meghatározott tervezési folyamat alapján lehetséges a részprojektenkénti elszámolás és a szakaszos számlázás.
6. Nincs zsákbamacska
Nincs több „ja még ez, ja még az”. (Ezzel pedig nem kevés időt és erőforrást spórolhatunk meg.)
Az ügyfél pedig:
- pontosan tudja, mire számíthat;
- érzi, hogy jó kezekben van;
- érti, mi történik;
- pontosan látja az elvégzett munka értékét.
Így kizárhatunk minden félreértést. Hiszen a megbízó pontosan látja, mit kap a pénzéért.
7. A kudarc esélyének minimalizálása
Ha a folyamat részeként kellő hangsúlyt fektetünk az információgyűjtésre (kutatás, elemzés, briefing), jelentősen lecsökkentjük a kudarc esélyét.
A jó design folyamat felépítése 7 lépésben
Tökéletes process nem létezik. De van néhány elem, amelyek beépítésével stabilan javíthatjuk az eredményeinket.
1. Hierarchia tisztázása
Ez talán nem is az első, hanem a nulladik lépés.
Nem jó, ha a kivitelező egy alárendelt végrehajtó szerepben van a megrendelőhöz képest. Ilyenkor ugyanis a megbízott szakértelme nem érvényesülhet teljes mértékben.
Ez természetesen fordítva sem ideális, mert könnyen egy „ez van, ezt kell szeretni” attitűd alakulhat ki, ahol a kivitelező próbálja ráerőltetni az akaratát a megbízóra.
2. Lépésről lépésre történő dokumentáció
A hatékony design folyamatok alapja a rendkívül részletes dokumentáció. Ennek majdnem olyan részletesnek kell lennie, mint egy termék használati utasításának.
A folyamat minden egyes lépését dokumentálni kell, és minden lépésnek teljesen egyértelműnek kell lennie.
Ez azért szükséges, mert ezzel minden kérdést és kétséget kizárhatunk – úgy a megbízó, ahogyan a munkatársak és alvállalkozók részéről.
3. Tömör tréninganyagok
Főleg külföldi cégeknél bevett szokás a folyamatokról oktatóanyagot készíteni. Ezt általában munkatársak számára csinálják, de senki sem tiltja meg, hogy ügyfeleknek is készítsünk ilyen oktatóanyagokat.
Arról nem is beszélve, hogy az így készült tréninganyagok egy részét még értékesíthetjük is a piacon.
4. Produktivitási benchmarkok
A legkomolyabb fejtörést az árazás és ütemezés kapcsán sokszor az adja, hogy nem tudjuk pontosan meghatározni, hogy az adott lépések pontosan mennyi időt igényelnek. (Különösen, ha jóváhagyási körökkel is számolnunk kell.)
Erre jó módszer, ha benchmark-adatokkal dolgozunk. Alapvetően két dolgot tehetünk:
- megpróbálunk online adatokat gyűjteni arról, hogy másoknak mennyi időt igényelnek a hasonló feladatkörök;
- saját magunk kezdjük el mérni, hogy mennyi időt szánunk átlagosan a folyamat egy-egy lépésére.
5. Érintési pontok
Az, hogy sikeresen tisztáztuk és esetenként delegáltuk a feladatokat és jogköröket, még nem jelenti, hogy kint is vagyunk a vízből.
Meg kell ugyanis győződnünk arról, hogy a projekt egyes pontjain minden érintett vagy résztvevő hozzájut a számára szükséges inputokhoz. És hogy mindenki a tervezett ütemben halad.
Ezért a folyamatba riportálási és egyeztetési köröket is terveznünk kell.
6. Részletes stratégiatervezés
Azok a folyamatok, amelyekből hiányzik az ügyféllel közös, tudatos stratégiai tervezés, jellemzően gyorsabban elindíthatóak, cserébe viszont sokkal tovább is tartanak.
Hiszen a hiányos (vagy nem létező) stratégiaalkotás nélkül a célokat sem ismerjük. Így gyakorlatilag vaktában lövöldözünk és bízunk abban, hogy eltaláljuk a célt.
Ha viszont a stratégiaalkotást is beépítjük a folyamatba, a konkrét kivitelezés (pl. egy logó megrajzolása, egy vizuális arculat felépítése) lényegesen kevesebb időt igényel majd. Hiszen gyakorlatilag adja magát (az előzetesen felvázolt stratégiából), hogy pontosan mit kell csinálnunk.
A részletes stratégia tehát vezeti a kivitelező kezét.
Ennek a további előnye, hogy az ügyfél sem fogja azt érezni, hogy valami félrecsúszott, hiszen végig a folyamat része volt.
7. A projekt időzítése
Amikor folyamatot tervezünk, mindenképp érdemes az egyes modulok időintervallumait is lejegyeznünk.
Konklúzió
A fentiekből jól látható, hogy nem beszélhetünk egy titkos receptről, ami minden folyamatból jó folyamatot csinál.
Sokkal inkább arról van szó, hogy a te erőforrásaidhoz és procedúráidhoz igazított folyamatábrát tudj felrajzolni.
Ha még nincs saját folyamatod, az alábbi kérdések alapján rajzolhatod meg azt:
- Milyen moduljaid vannak?
- Hogyan tudod sorbarendezni a modulokat?
- Milyen érintésipontok vannak az ügyféllel?
- A folyamatban hol és milyen feladatok vannak?
- Mennyi idő szükséges az egyes workshopokra és meetingekre?
Hiszen amellett, hogy te és a veled dolgozók is sokkal kényelmesebben, nagyobb biztonságban dolgozhatnak, könnyedén emelni tudsz a szolgáltatásod színvonalán.
Neked van már folyamatod? Ha nincs, vagy épp a cikket olvasva látod, hol tudnál még fejleszteni rajta, mindenképp jelezd alább a cikk értékelésére szolgáló szavazó boxban.
(Ha pedig megosztod, ezzel is szakmai párbeszédet generálva a közösségi médiában, én és a komplett iparág is hálásak leszünk neked.)
